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Checklist et Conseils pour préparer un déplacement professionnel !

Checklist pour ne rien oublier avant un déplacement professionnel ! Source Photo : Photodune
Checklist pour ne rien oublier avant un déplacement professionnel ! Source Photo : Photodune

Quand on est dans le rush et qu’on doit partir en déplacement professionnel, on oublie parfois l’essentiel et on ne le prépare pas. Voici donc une checklist pour préparer un déplacement professionnel et ne rien oublier !

1. Confirmer les meetings

Avant tout déplacement professionnel, il y a une chose essentielle à faire. C’est vérifier que votre meeting a bien lieu. Il n’est pas rare que les rendez-vous soit pris plusieurs semaines en amont et il m’est déjà arrivé d’oublier de programmer un déplacement. Profitez-en pour contrôler les horaires, le lieu de rendez-vous sans oublier de revoir l’agenda et les points essentiels que votre interlocuteur veut discuter. Demandez-lui également de préciser les noms de chaque personne qui participeront au meeting. Enfin, pour faciliter votre arrivée, et si cela est autorisé par votre entreprise, vous pouvez demander à votre interlocuteur de réserver le transport pour vous à votre arrivée. Ainsi vous ne perdrez pas de temps à chercher un transport, expliquer où est le lieu,… Croyez-moi, vous pouvez perdre pas mal de temps à chercher une entreprise dans certaines zones industrielles…

2. Vérifier ses réservations

Le rendez-vous est confirmé ? Passons à la vérification des réservations. Imprimez vos confirmations ou bien enregistrer vos numéros de réservations de vos nuits d’hôtel, de vos vols, de vos locations de voiture,… sur un papier ou votre smartphone. Vérifiez également les horaires et les dates de chaque réservation. Pour gagner du temps à l’arrivée, préparer les adresses de vos hôtels sur des papiers différents que vous pourrez donner au taxi. Cela facilitera la communication. Enfin, vérifier que vous avez respecté la procédure de votre entreprise, que vous avez signalé votre absence, que vous avez l’autorisation de vous déplacer et que vous avez respecté les budgets voyage. C’est très important en cas de problème.

3. Mettre son message d’absence

C’est un classique. On part très vite du bureau car on est dans le feu de l’action et on oublie de mettre son message d’absence du bureau. Programmez le à l’avance et indiquez bien les informations suivantes en français et en anglais :

  • Date de retour précise. Indiquez « je serai de retour le …. A telle heure »
  • Type d’absence : « business trip », « holidays », « formation »,…
  • Est-ce que vous aurez accès à vos mails ou pas
  • Rappel de votre numéro de portable
  • Les coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence

4. Préparer ses présentations

Cela arrive principalement aux commerciaux mais pas seulement. Beaucoup viennent sans échantillons, voire sans plaquettes commerciales ou pire sans présentations numériques. Parfois c’est impossible de ramener des échantillons car c’est trop encombrant. C’est là qu’intervient la très classique présentation Powerpoint. Il y a des possibilités de faire mieux et de manière plus originale mais toutes les entreprises n’ont pas accès à tous les logiciels. Powerpoint reste le plus utilisé et le plus connu. On ne va pas rentrer dans le détail d’une bonne présentation mais il est important que vous ayez une présentation dédiée à votre réunion ainsi que d’autres présentations plus standards comme la présentation de votre entreprise, des produits ou encore le fonctionnement de votre métier et des requis attendus. Je pense notamment à des métiers comme les achats, la logistique, la qualité,… qui sont en contact avec des fournisseurs et qui se rendent chez eux. Il est important de bien expliquer vos processus et attentes. Arriver avec des présentations travaillées, organisées et tout de suite disponibles sur votre bureau (sans que vous cherchiez des heures où vous les avez mises) sera un gage de sérieux et de professionnalisme pour vos interlocuteurs.

5. Vérifier les formalités

J’ai l’habitude de voyager et pourtant j’ai failli me faire piéger il y a peu. Je vous recommande donc de toujours vérifier que vous êtes en règle avec le pays de destination. Vérifiez les dates de validités de vos carte d’identité, passeport, visa,… Petit anecdote, j’ai dû partir en déplacement chez un fournisseur à l’étranger et j’allais partir avec ma carte d’identité. Seul hic, elle était périmée et mon pays de destination ne reconnaissait pas le prolongement de 5 ans après la date de péremption. Cette loi est en vigueur en France mais très peu de pays de l’Union Européenne, ont officiellement accepté. Coup de chance, le meeting a été annulé au dernier moment. Autre conseil, faites une copie papier et numériques de vos papiers d’identité. En cas de vols ou de perte, cela vous aidera grandement. Enfin, vérifiez bien que votre entreprise vous laisse partir dans le pays de visite. Pour des raisons de sécurité, elle peut vous l’interdire.

6. Se renseigner sur ses interlocuteurs

Avant un rendez-vous commercial, pensez à vous rencarder sur vos interlocuteurs. Demandez à vos collègues s’ils les connaissent déjà. Si non, essayez de récupérer des informations sur le net via les réseaux sociaux professionnels. C’est toujours assez intéressant de savoir à qui on a affaire. Cela peut aussi vous aider à faire des cadeaux. Attention, on ne vous dit pas de faire des dessous de table. Mais parfois un cadeau symbolique est très apprécié et permet d’établir de bonne relation. Avant de faire cela, veiller à respecter les règles éthiques de votre entreprise et faire valider les cadeaux par votre hiérarchie.

7. Faire sa valise pour un déplacement

On reviendra sur ce point plus tard sur notre blog voyage au travers d’un article plus complet. En revanche, il faut que vous sachiez l’essentiel. On vous recommande de ne pas enregistrer de bagages en soute pour gagner du temps et limiter le risque de perte ou de vol de bagage. Prenez l’essentiel dont vous avez besoin avec une tenue de secours en plus. Cirez bien vos chaussures avant de partir, prenez une paire en plus si besoin ou uniquement une paire de lacets de secours, n’oubliez pas le rasoir électrique, la cravate et une trousse de toilette étanche. Ça ferait désordre d’arriver avec des vêtements tachés. Mon astuce c’est de mettre mes vêtements dans une housse de protection. Quant à la valise, préférez une version cabine, rigide et sur 4 roulettes accompagnée d’une petite valisette pour votre PC. Une autre alternative est le sac à dos. Dans tous les cas, essayez d’avoir des couleurs basiques et passe partout.

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